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院長(zhǎng)之聲

雛形已初現(xiàn)，且待顯崢嶸

An Ecosystem Is Emerging Thanks to Team ZIBS

各位同事、同學(xué)、同行者，

?年吉祥!

“院?之聲”欄目自去年正式推出，勤耕不輟，砥礪突破。進(jìn)入?年我們嘗試創(chuàng)新，不僅僅是我來寫我來說，更加期待眾籌同事們的才智，完成我個(gè)人作為院?所需要釋放或激發(fā)的ZIBS乘數(shù)效應(yīng)(ZIBS Multiplier)目標(biāo)。

我們ZIBS的艱苦創(chuàng)業(yè)過去是而且未來也必須是全體同事的共同事業(yè)，我們的大愿景大目標(biāo)需要每一位同事每一天的大膽思考和辛勤付出。所謂的眾志(智)成城、日積月累。

回首和大家的并肩作戰(zhàn)，我常為你們的努力而感動(dòng)，為你們的才智而靈動(dòng),為你們的精彩而激動(dòng)。我將不定期分享你們的真知灼?和心路歷程，增強(qiáng)院?之聲欄目的互動(dòng)性、豐富性。

這次的院?之聲我邀請(qǐng)大家一起來研讀我們FAITH東部地區(qū)行政主管施露安和FAITH徐旖(Iris)在學(xué)院例會(huì)上的分享。

兩人對(duì)行政工作的?色定位認(rèn)知?解獨(dú)特內(nèi)容豐富，露安的 “六個(gè)不”口訣，“日績(jī)有余，歲績(jī)不足”的思考，“小施的小目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)大家的大目標(biāo)”的情懷宣示等感染了我；Iris對(duì)于行政工作提出的“未雨綢繆”、“推己及人”等方法論，她常常分享的“你現(xiàn)在所得到的一切都是基于認(rèn)識(shí)的變現(xiàn)，你沒有得到的東?，都是超出你認(rèn)知之外的東?”認(rèn)知論，她對(duì)于”FAITH的成?.....更需要學(xué)習(xí)借鑒優(yōu)秀、成熟的企業(yè)和學(xué)?！暗慕ㄗh等觸動(dòng)了我。

ZIBS生態(tài)的雛形已初現(xiàn)，崢嶸顯露尚需努力和歲月的沉淀，更需要打造”學(xué)習(xí)型的ZIBS生態(tài)“。讓我們從今天開始， 從相互學(xué)習(xí)、相互欣賞開始，從悅讀她們的分享開始。

施露安

東部地區(qū)

行政工作

實(shí)踐分享

首先，我想先謝謝賁圣林院長(zhǎng)、瞿海東老師的關(guān)心還有信任，謝謝胡珊珊老師、李紅霞老師、沈莉老師、姜日鵬老師以及其他同事們對(duì)生態(tài)行政工作的各種幫助與支持。特別謝謝東部地區(qū)行政聯(lián)絡(luò)小伙伴，海寧辦的徐旖和成黎、產(chǎn)研中心的陳瑤、紫金港的趙佳、上海辦的穎妮。大家始終積極配合，其實(shí)做了很多努力。不管怎么樣，在我看來，這是行政工作能順利開展的本質(zhì)、或者基礎(chǔ)，也是原動(dòng)力。所以必須放在最前面說，絕不是套路，是真心謝謝大家！

下面，我就簡(jiǎn)單聊聊我自己在東部區(qū)行政工作的，僅算是個(gè)人的一點(diǎn)工作上的心得體會(huì)。

首先，作為行政人員的角色，我總結(jié)就是要“守得住寂寞”。其實(shí)行政工作本身比較繁瑣，具有突發(fā)性，我常覺得“日績(jī)有余、歲績(jī)不足”，很多時(shí)候主觀上真的希望能做到完美，但細(xì)節(jié)上仍就還不到位。

01

“六個(gè)不”

所以作為行政人員，第一，我認(rèn)為是要多看多學(xué)多問。這里我也總結(jié)了“六個(gè)不”，即：來事不慌、不慢、不錯(cuò)；處事不拖、不斥（不排斥）、不差。

行政最忌諱的就是偷懶，一定要保持虛心的態(tài)度，努力做到事無巨細(xì)，能夠自覺的、有條理的、有原則的去解決事情，做到件件有回音，事事有著落。

比如我自己每天要做的事情都會(huì)提前用小本子記下來，然后有新增的及時(shí)補(bǔ)充，避免出現(xiàn)遺漏。并且我也盡可能的讓自己做到“今日事，今日畢”，而不是明天再說。

02

注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

第二，我認(rèn)為是要學(xué)會(huì)在事務(wù)性工作中注意總結(jié)、沉淀，一定要重視并解決工作中的難點(diǎn)、遇到的問題，累積好經(jīng)驗(yàn)，而不是錯(cuò)了一次，錯(cuò)了兩次，還錯(cuò)第三次。

比如舉辦完一場(chǎng)活動(dòng)，它也許是順利的，但它不一定是完美的，一定要做好會(huì)議復(fù)盤。要努力去提高自己的專業(yè)能力和素質(zhì)，從而提升工作效率和質(zhì)量。

比如經(jīng)常性關(guān)注收集領(lǐng)導(dǎo)一些講話材料、咨詢要報(bào)等等，既可以鍛煉提升文書寫作能力，也能盡可能多地了解行業(yè)情況。

03

責(zé)任感和集體意識(shí)

第三，我認(rèn)為是要有責(zé)任感。無論是對(duì)自己、對(duì)同事、還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)。我們是一個(gè)生態(tài)，大家本身要有集體意識(shí)，要協(xié)調(diào)溝通好同事間的關(guān)系，具備一定的服務(wù)精神。并且在很多時(shí)候，我們不要僅僅是做事情，只是一個(gè)執(zhí)行者，也要學(xué)會(huì)思考如何錦上添花、做的更好。以及多站在領(lǐng)導(dǎo)角度去考慮問題，有點(diǎn)眼力見，這點(diǎn)我也覺得很重要。當(dāng)然，上述其實(shí)我也都還在努力學(xué)習(xí)。且除了這些，也還有很多行政人員所應(yīng)具備的專業(yè)素養(yǎng)和技能。

其次，作為行政統(tǒng)籌的角色，我該如何發(fā)揮自己的綿薄力量，讓東部區(qū)行政工作能夠一體化且堅(jiān)不可摧，更好地發(fā)揮出后臺(tái)堡壘的作用，這個(gè)問題我苦惱了很久，也做了一點(diǎn)點(diǎn)不成熟的嘗試。

01

規(guī)范

第一，我覺得是規(guī)范。

說到這里，必須引用下賁老師曾提出的經(jīng)典九字，“標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化”。每每細(xì)品一番，都覺得是高瞻遠(yuǎn)矚。我也試著帶到行政統(tǒng)籌管理中來。起初建立了一套東部區(qū)事業(yè)部行政板塊績(jī)效考核制度，對(duì)行政工作內(nèi)容、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、頻次等都做了一定要求。

2021年11 月初的時(shí)候我組織行政團(tuán)隊(duì)一起開會(huì)做了說明，并對(duì)工作內(nèi)容做了明確，后面也發(fā)在東部群里供大家指正。我其實(shí)是希望它能作為一份工作依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，讓行政成員們可以時(shí)常對(duì)照查漏補(bǔ)缺，“吾日三省吾身”。

02

激勵(lì)

第二，我覺得是激勵(lì)。

對(duì)于行政團(tuán)隊(duì)小伙伴們，希望大家在秉持“生態(tài)一家親”的理念相互協(xié)作的基礎(chǔ)上，一方面，我總是希望大家可以一同進(jìn)步。因?yàn)樾姓ぷ骱?/span>細(xì)節(jié)，有些很小的事情它不容易被關(guān)注到，但我也盡可能的希望大家的工作、付出的努力能被領(lǐng)導(dǎo)們、同事們看到、認(rèn)可。所以這是我在根據(jù)小伙伴們反饋給我的每周任務(wù)跟進(jìn)清單的基礎(chǔ)上，再整理制作成《行政自查周報(bào)》且每周反饋在東部群內(nèi)的一點(diǎn)初心。

另一方面，我也對(duì)大家進(jìn)行相應(yīng)的考核，比如雙周實(shí)地檢查、月度滿意度考評(píng)等方式，更好地確認(rèn)各辦公室是否切實(shí)有序投入使用，大家每周的工作反饋是否屬實(shí)等等，并且在這個(gè)過程中，也可以尋找觀察到更多可以改進(jìn)的地方。

03

監(jiān)督

第三，我覺得是監(jiān)督。

統(tǒng)籌的過程中，我能接收到的信息也許仍不夠全面，除了小伙伴們、包括我自己在自我監(jiān)督之外，各行政負(fù)責(zé)人、生態(tài)領(lǐng)導(dǎo)和同事們給到的雙向反饋也是至關(guān)重要的。所以我也希望通過《行政自查周報(bào)》還有考核機(jī)制，能讓各行政負(fù)責(zé)人、生態(tài)領(lǐng)導(dǎo)和同事們掌握一些工作進(jìn)展情況的同時(shí)，結(jié)合各自在工作交集中可能發(fā)生的一些問題，直接或間接給到成員們一些工作意見和評(píng)價(jià)。

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，我也從長(zhǎng)遠(yuǎn)和綜合角度考慮，2021年11月初的時(shí)候在行政例會(huì)上明確了處罰機(jī)制，對(duì)于經(jīng)考核結(jié)果不合格的，第一次比如通報(bào)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，第二次就群內(nèi)通報(bào)，多次那就有必要提請(qǐng)人事管理方處理等，在我看來，這或許也是一種反向激勵(lì)。

最后，無論是何種角色，三人行，必有我?guī)?/span>，學(xué)無止境。

就像賁老師對(duì)文稿材料等的“火眼金睛”、瞿老師對(duì)校內(nèi)流程等的嚴(yán)格把控，還有比如我經(jīng)常能看到前大管家紅霞老師在行政群里操心四方，真的把細(xì)節(jié)嵌入骨髓，是我一直在學(xué)習(xí)的榜樣。當(dāng)然還有很多，包括生態(tài)各位老師們。所以其實(shí)今天與其說是分享，我更多的是在訴說中求指導(dǎo)。

我知道我以及東部行政還有很多不足，所以無論是今日內(nèi)容還是日后工作，如有不對(duì)的或者欠周全的地方，也請(qǐng)賁老師、瞿老師和生態(tài)各位同事多多的、及時(shí)的指正，小施始終虛心求教，不勝感激。

再次感謝大家傾聽！最后還是要說，小施的小目標(biāo)，就是實(shí)現(xiàn)大家的大目標(biāo)！謝謝！

徐旖

FAITH行政

工作心得

與思考

FAITH的工作其實(shí)不同于其他幾個(gè)部門，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候我們都在做支撐服務(wù)方面的工作，可量化程度有限，不像其他臺(tái)能夠展示很多優(yōu)秀的案例和業(yè)績(jī)，很多都是潤(rùn)物無聲的。所以今天我想就工作心得展開分享。在此之前，我想展示幾張我剛來到這個(gè)校區(qū)時(shí)候的照片。

2016年8月，我剛來到國(guó)際校區(qū)的時(shí)候，每個(gè)樓宇都處在待啟用的階段，甚至連柏油馬路都沒有鋪好。這是一種新氣象，一條新路途。正如ZIBS現(xiàn)在的創(chuàng)業(yè)階段，雖然路途艱辛，但是充滿希望，非常榮幸能和各位老師一起見證ZIBS的成長(zhǎng)！

首先我想先介紹一下我主要的幾個(gè)工作模塊：財(cái)務(wù)、總務(wù)、接待。同時(shí)我也承擔(dān)了生態(tài)ZIBS辦公室聯(lián)絡(luò)人、學(xué)院物資采購、固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人，以及新大樓裝修等方面的工作。對(duì)此，我也總結(jié)了做好行政工作的幾種原則，或者說方法論吧。

01

未雨綢繆

第一，未雨綢繆。

先人一步考慮問題，形成預(yù)案，預(yù)估結(jié)果。因?yàn)樾姓聞?wù)事無巨細(xì)，經(jīng)常會(huì)有很多臨時(shí)性的工作，我認(rèn)為這就要求行政人員除了一套方案，還要具有Plan B思維，靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，將突發(fā)事件變得順理成章。

02

推己及人

第二，我認(rèn)為是推己及人，即把自己想象成對(duì)方去模擬對(duì)方的需求。

我認(rèn)為如果每個(gè)人都能夠感受他人的感受，就沒有什么事情是想不到、做不好的。很多時(shí)候如果發(fā)生問題，回頭想想其實(shí)也是因?yàn)闆]有站在對(duì)方的角度考慮。

03

保持新鮮的眼光

第三，我認(rèn)為每個(gè)行政都需要保持新鮮的眼光，留意工作和生活中的小細(xì)節(jié)。

其實(shí)每個(gè)人都有慣性思維，在一個(gè)環(huán)境久了之后，對(duì)很多存在的問題會(huì)自動(dòng)過濾，正所謂見怪不怪吧。日復(fù)一日，而問題仍然存在。我認(rèn)為每個(gè)行政，都需要有發(fā)現(xiàn)問題的眼光和能力，在別人發(fā)現(xiàn)之前把問題解決，在一個(gè)問題一直存在的時(shí)候能夠提出這個(gè)問題。永遠(yuǎn)保持新鮮的眼光，善于發(fā)現(xiàn)，勇于改變。

04

高層面布局

第四，我想跟大家分享兩句話，“你現(xiàn)在所得到的一切都是基于認(rèn)識(shí)的變現(xiàn)，你沒有得到的東西，都是超出你認(rèn)知之外的東西”。

畢竟一個(gè)人無法成為他沒有見過的人。由此，我也類比到行政工作方面，比如學(xué)院活動(dòng)策劃、大樓軟裝布置等等這些需要創(chuàng)意性思維的工作。我認(rèn)為很多事情并不是做不到，而是沒見過。

其實(shí)做到行政工作的底線并不難，但是要做到行政的高度是需要經(jīng)驗(yàn)和見識(shí)的，我們需要走出去。走出去看看其他學(xué)校、公司的文化設(shè)計(jì)，辦公布置；學(xué)習(xí)其他機(jī)構(gòu)的活動(dòng)安排、流程設(shè)置和各種精巧構(gòu)思。

有時(shí)候，我覺得并不是我們做不到最好，而是想不到更優(yōu)秀的案例。所以，我認(rèn)為FAITH雖然作為后臺(tái)，但是同樣需要橫向?qū)W習(xí)和提升。我覺得是否能讓FAITH參加比如企業(yè)考察、學(xué)校參訪等活動(dòng)，可能MEDIA關(guān)注的是校企合作、企業(yè)捐贈(zèng)等對(duì)外事務(wù)，而FAITH可以學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)、標(biāo)桿學(xué)校的軟性成果。

就比如新大樓一樓原本考慮做的玻璃投影，是我之前去紫金港的時(shí)候看到的現(xiàn)場(chǎng)案例。雖然后來ZIBS新大樓因?yàn)榧夹g(shù)原因沒有采用，但是我認(rèn)為這也是一種突破性的思路，不僅僅局限于廣告印刷這種形式的文化布置。

我覺得ZIBS未來要與國(guó)際知名大學(xué)比肩，不僅需要提升教學(xué)、課程、國(guó)際合作這些方面，F(xiàn)AITH大后臺(tái)也需要成長(zhǎng)、提升?？赡艹尚Р粫?huì)像其他部門那么顯著，可能是潤(rùn)物無聲的，但是我覺得我們都需要帶著發(fā)展的眼光看問題，做更高層面的考慮和布局。FAITH的成長(zhǎng)我認(rèn)為不能只在辦公室，只在國(guó)際校區(qū)，只在浙江大學(xué)，更需要學(xué)習(xí)和借鑒優(yōu)秀、成熟的企業(yè)和學(xué)校。

最后，真的很感謝賁老師、瞿老師、紅霞老師的信任，感謝各位同事、各位老師的理解和支持。如有缺漏，非常歡迎大家指正。希望能和大家一起堅(jiān)持夢(mèng)想、乘風(fēng)破浪，謝謝大家！

圖文排版｜徐凱倫

編輯｜陳槭麗莎

責(zé)編｜沈莉

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