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　　2013年11月21日，由MBAChina網(wǎng)、 Blackboard和海南醫(yī)學(xué)院共同舉辦的“第四屆中國商學(xué)院信息化論壇”在海南三亞舉行，本屆論壇主要圍繞商學(xué)院開展信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的一系列問題進(jìn)行探討，對(duì)各商學(xué)院已經(jīng)做出的創(chuàng)新舉措、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享，并對(duì)商學(xué)信息化建設(shè)未來的發(fā)展方向進(jìn)行研討。

　　在此次論壇上上海交通大學(xué)安泰經(jīng)管學(xué)院院長助理歐平發(fā)表了主題演講，以下為演講實(shí)錄：

　　各位老師，大家好，今天我和大家分享的一個(gè)題目是我國商學(xué)院信息部門在信息化中近來的角色探討。今天就借這個(gè)大會(huì)的機(jī)會(huì)和在座兄弟院校的老師們共同分享和討論。

　　今天我講的主要是四個(gè)內(nèi)容。第一個(gè)就是我國商學(xué)院信息化建設(shè)現(xiàn)狀與建設(shè)難點(diǎn)的分析，第二個(gè)是信息部門的角色定位對(duì)商學(xué)院信息化建設(shè)的重要性，第三個(gè)是信息部門在我國商學(xué)院信息化建設(shè)過程中的角色定位，第四個(gè)是商學(xué)院信息部門人員隊(duì)伍建設(shè)的思考。

　　首先是對(duì)我國商學(xué)院信息化建設(shè)的現(xiàn)狀的回顧。我們商學(xué)院信息化基本上分為三個(gè)階段，第一個(gè)階段就是信息發(fā)布階段，主要是以網(wǎng)頁為核心，信息化的應(yīng)用主要是處于教務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理的初步應(yīng)用階段。

　　第二個(gè)階段就是部門級(jí)的應(yīng)用階段，這里面主要是以各類的應(yīng)用軟件為核心，但是這里的問題出現(xiàn)比較多的是信息孤島。

　　第三個(gè)階段就是一個(gè)信息的集成和應(yīng)用階段，如何用商學(xué)院各個(gè)業(yè)務(wù)的流程應(yīng)用和信息的服務(wù)集成在一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)之上。

　　這是一張和商學(xué)院相關(guān)的各個(gè)業(yè)務(wù)模塊，我切身體會(huì)到其實(shí)我們是作為體制內(nèi)的商學(xué)院，它除了面臨如何把我們商學(xué)院內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程和信息集成之外，我們還面臨著一個(gè)比較大的問題，就是我們商學(xué)院都是大學(xué)的二級(jí)學(xué)院，我們作為一個(gè)二級(jí)學(xué)院這么一個(gè)現(xiàn)狀，因?yàn)榇髮W(xué)的各個(gè)管理部門都在建設(shè)自己的這么一個(gè)系統(tǒng)。我們中國目前的機(jī)制不是從上而下來做系統(tǒng)，特別是商學(xué)院是面對(duì)市場化的學(xué)院，所以它對(duì)信息化的要求一定會(huì)比大學(xué)校和其他的學(xué)院要求來的高和來的快。所以怎么能夠解決這個(gè)問題，也是蠻困擾的。剛剛復(fù)旦的殷院長也提到這個(gè)問題，商學(xué)院的系統(tǒng)和大學(xué)校系統(tǒng)的集成問題。

　　現(xiàn)在目前關(guān)鍵的一些問題，學(xué)院總歸是要聽大學(xué)校的，最近國家對(duì)出國審批加大了力度，所以我們交大也起用了出國審批的網(wǎng)上審批流程，但是這個(gè)流程當(dāng)中，里面沒有放入商學(xué)院內(nèi)部的審批流程，這個(gè)又提出一個(gè)難題，我們也在和人力資源部溝通，你不可能讓老師填兩次，但是目前我們只能夠讓老師先在學(xué)校的人力資源系統(tǒng)上填電子的，然后線下我們還要填一張相對(duì)比較簡單的一張表。那么如何把這張表去除掉，然后把這個(gè)信息能夠集成到我們那個(gè)系統(tǒng)里面，這是我們面臨的一個(gè)比較大的難題。所以說我感覺到這么一個(gè)現(xiàn)狀，造成現(xiàn)在商學(xué)院真正能夠成功實(shí)施，而且使用持久的信息化項(xiàng)目所占的比重還不多。

　　另外一個(gè)問題，就是反復(fù)投入大量的人力和資金與期望值形成巨大的落差。這里面造成的困難，一個(gè)是信息化的需求未能真正滿足，時(shí)間成本很大。還有一個(gè)是系統(tǒng)開發(fā)商和IT解決方案相對(duì)不成熟。我自己本人是從01年到2010年一直在MBA辦公室工作，從02年開始安泰就啟動(dòng)了信息化的建設(shè)工作，所以我現(xiàn)在是和我的同事吳老師，那個(gè)時(shí)候是一個(gè)需求方的角色，那個(gè)時(shí)候我在MBA辦公室和他經(jīng)常有很多的爭論。那個(gè)時(shí)候我感覺到至少我們從02年做信息系統(tǒng)的時(shí)候，也是投入大量的人員做系統(tǒng)的測(cè)試，我記得很清晰，我們的教務(wù)老師就在那上線的前夕，他測(cè)試基本上連續(xù)幾個(gè)晚上都在凌晨12點(diǎn)。這個(gè)一弄，到真正系統(tǒng)上線，又不是那么好用的時(shí)候，我們的怨言就很大。

　　現(xiàn)在我們學(xué)院在oralcal啟動(dòng)之前，已經(jīng)造成了對(duì)信息化系統(tǒng)的恐懼，知道要做大量的分析，要溝通，但不知道真正做完了以后到底用的效果怎么樣，這個(gè)就是我們商學(xué)院面臨的問題，我想兄弟院校也可能會(huì)面臨這個(gè)問題。

　　下面我講一下信息部門的決策定位對(duì)我們信息化建設(shè)的重要性。其實(shí)商學(xué)院信息部門是作為信息化建設(shè)當(dāng)中一個(gè)主要參與者是起著非常重要的溝通和協(xié)調(diào)作用。為什么呢?信息部門是作為學(xué)院的內(nèi)部人員，所以說他對(duì)學(xué)院的人員，以及他的業(yè)務(wù)情況相對(duì)比較熟悉，同時(shí)他也是作為技術(shù)人員可以很好的把握業(yè)務(wù)部門的需求，像IT需求轉(zhuǎn)換過程。所以說一般的信息部門在一個(gè)組織當(dāng)中的角色，目前我們是從企業(yè)那邊看，實(shí)現(xiàn)過兩次跨越。第一個(gè)跨越是從單純的技術(shù)服務(wù)部門，轉(zhuǎn)變?yōu)檎闲畔①Y源入手到推動(dòng)一個(gè)組織的資源整合和部門功能整合的這么一個(gè)管理和協(xié)調(diào)部門。第二次跨越在進(jìn)一步參與到組織的IT規(guī)劃和整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，上升為推動(dòng)項(xiàng)目和引領(lǐng)組織的創(chuàng)新發(fā)展中具有全局性、超越前的戰(zhàn)略決策咨詢服務(wù)和協(xié)調(diào)工作部門。

　　我們現(xiàn)在的商學(xué)院，就像我們安泰經(jīng)管學(xué)院，現(xiàn)在正是從技術(shù)的支持、服務(wù)到協(xié)調(diào)管理這么一個(gè)角色轉(zhuǎn)變當(dāng)中。但是事實(shí)上是什么呢?目前商學(xué)院往往還是將信息化作為一項(xiàng)基礎(chǔ)的服務(wù)，它不與戰(zhàn)略掛鉤，而信息部門常常被質(zhì)疑從屬性和輔助性的地位，它一般就是在做一個(gè)硬件和軟件的技術(shù)支撐。

　　我們思考一下它具體的定位是什么樣?在信息化建設(shè)過程中會(huì)碰到各類問題，這也都是我們十年一直在經(jīng)歷的。比如缺乏相應(yīng)的戰(zhàn)略規(guī)范，短期行為比較多，責(zé)任也是未落實(shí)，職能劃分不清，還有一些投資效益比較難評(píng)估?，F(xiàn)在我們?nèi)耘f是面臨這么一個(gè)問題，從去年開始上線這個(gè)項(xiàng)目，主要是第一期上半部分，基本上現(xiàn)在陸續(xù)在完成，陸續(xù)在上線，我們EMBA已經(jīng)投入到測(cè)試使用當(dāng)中，但是怎么去評(píng)估?他們的效益到底有多大?姚老師跟我講就是評(píng)估到底使用率有高，當(dāng)然這也是一個(gè)評(píng)估方法，是不是還有其他的方法，我們現(xiàn)在也在思考。

　　我們現(xiàn)在面臨這些問題，我們就在想信息部門如何正確的角色定位，推動(dòng)整個(gè)信息化建設(shè)。我們一起思考了一下，我們覺得還是信息部門有四個(gè)角色，如果這四個(gè)角色能夠比較好的完成的話，是不是對(duì)于整個(gè)信息化進(jìn)程有確保的作用。

　　第一個(gè)角色，就是信息資源的管理者，這個(gè)是大部分商學(xué)院信息部門都很好的在履行這么一個(gè)角色，商學(xué)院信息資源的高效管理和維護(hù)對(duì)商學(xué)院的日常管理有著非常重要的影響。這個(gè)應(yīng)該是大家都不會(huì)有異議。

　　第二個(gè)角色，我們覺得也應(yīng)該很好的承擔(dān)，就是業(yè)務(wù)伙伴的角色。它應(yīng)該以共同提高學(xué)生、教師和學(xué)院管理的信息化服務(wù)水平為目標(biāo)，相互支持和信任。這個(gè)我是感覺比較深的。我當(dāng)初在MBA辦公室的時(shí)候，我們是在07年已經(jīng)準(zhǔn)備醞釀啟動(dòng)提前批面試。為了完成提前批面試需要做相關(guān)的系統(tǒng)做支撐，那個(gè)時(shí)候我就請(qǐng)吳老師和另外一個(gè)同事小朱來做成績查詢、發(fā)布，以及考生信息的填報(bào)、提交。在這個(gè)過程當(dāng)中，我們反復(fù)的進(jìn)行了一個(gè)很深入的溝通，到08年啟動(dòng)這項(xiàng)工作之后，我們學(xué)生的網(wǎng)絡(luò)填報(bào)工作完成的非常好，沒有出任何差錯(cuò)，因?yàn)橐彩俏覀兊谝淮巫觥哪且院?，信息部門另外一個(gè)老師小朱基本上就是開始為我們MBA做系統(tǒng)。從08年到現(xiàn)在差不多五年多，因?yàn)檫@次oralcal第一期上班期沒有包括MBA，但是目前為止，MBA基本上能夠滿足日常需求，當(dāng)然他們的招生報(bào)名網(wǎng)站，這是MBAChina網(wǎng)小張（張普勝）幫我們做，也是做了很大的貢獻(xiàn)。我10年離開MBA辦公室，11年5月份上線，一下子活動(dòng)的發(fā)布，報(bào)名的咨詢還是得到了比較大的提高，所以說小張的確對(duì)我們MBA招生有很大的幫助。

　　第三個(gè)是關(guān)于咨詢者服務(wù)的角色。這個(gè)角色承擔(dān)的的是將業(yè)務(wù)目標(biāo)與信息技術(shù)聯(lián)系起來，從技術(shù)的角度對(duì)流程和職能的劃分提出改進(jìn)和完善的建議。

　　所以我覺得這三個(gè)角色，第一個(gè)角色我認(rèn)為大家都在履行，如果后面兩個(gè)角色，業(yè)務(wù)伙伴和咨詢服務(wù)兩個(gè)角色，信息部門如果能夠再加強(qiáng)的話，那我們會(huì)和部門的整個(gè)溝通，以及整個(gè)信息化系統(tǒng)的推進(jìn)都會(huì)有很好的促進(jìn)作用。

　　那么第四個(gè)角色就是戰(zhàn)略規(guī)劃制定參與者，這個(gè)不是我們信息部門能夠決定的事情，這絕對(duì)是學(xué)院的高層他們來決定的。比如說到國際化，國際化戰(zhàn)略要實(shí)現(xiàn)它，具體的途徑是不是就參加國際認(rèn)證，那參加國際認(rèn)證里面就涉及到數(shù)據(jù)的抓取問題。那么為了很好的方便的抓取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，肯定是要建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)。我們這次也是因?yàn)镋MBA排名，包括也參加了MBA的MT的排名，那么這里面關(guān)于認(rèn)證排名的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的問題，我們國際化的院長就說你們這個(gè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)是不是現(xiàn)在就能夠提供貢獻(xiàn)度了?很遺憾，現(xiàn)在還不行。因?yàn)槲覀円黄谶€沒完成，可能我想等兩年這個(gè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)才能產(chǎn)生作用。

　　但是這個(gè)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定參與者，我覺得這是相當(dāng)相當(dāng)?shù)闹匾?。我也在和姚老師溝通，如果不是這么一個(gè)定位的話，有些系統(tǒng)的設(shè)置就是以部門為主，主任想這么做，他就這么做。等這個(gè)主任換掉，這個(gè)系統(tǒng)，這個(gè)流程又廢掉了，但是我是覺得這個(gè)是完全不對(duì)的，你就是在浪費(fèi)這個(gè)資源。

　　為了很好的完成這四個(gè)角色，對(duì)人員隊(duì)伍的建設(shè)思考。首先還是要提高信息部門的人員配置，我們可能是在07年以前系統(tǒng)方面只有一位老師，07年以后兩位老師，我們一直到今年增加到四位老師，這個(gè)肯定是比以前有所增長，但是這個(gè)工作量還是非常非常巨大的。

　　但是對(duì)于一些工作呢，可以外包的我們盡量外包，還有一些非技術(shù)性，非長期性的工作可以請(qǐng)學(xué)生助管來協(xié)助我們來做，但是一些關(guān)鍵的崗位一定要有我們一只非常穩(wěn)定的隊(duì)伍。

　　另外一個(gè)就是對(duì)信息部門主管的選用那是非常重要，他除了有專業(yè)技能知識(shí)和項(xiàng)目管理與運(yùn)用能力之外，我覺得其他的溝通能力，協(xié)作能力和決策能力，特別是當(dāng)中的溝通和協(xié)作能力，這是非常非常重要。

　　另外一個(gè)就是在信息部門的人員選用方面，就是如何提高我們的人員滿意度和歸屬感。

　　最后我是覺得一定要提高我們?nèi)藛T的服務(wù)意識(shí)，這個(gè)是一直在講。就是在MBA工作的時(shí)候，因?yàn)槲覀兠鎸?duì)的是市場化的辦學(xué)，所以說這個(gè)服務(wù)意識(shí)在招生的時(shí)候還比較強(qiáng)，所以我是覺得在IT部門也一樣的，所以我們一定要學(xué)會(huì)傾聽，另外一個(gè)書面確認(rèn)，其實(shí)書面確認(rèn)這項(xiàng)工作真的是不好做。有的時(shí)候你讓部門書面確認(rèn)，他馬上就是有反感的情緒上來，但是沒有書面確認(rèn)也會(huì)出現(xiàn)非常多的問題，就是怎么把這兩項(xiàng)工作做好，其實(shí)也是非常關(guān)鍵的。

　　那跟大家討論這個(gè)問題就到這里。說的不對(duì)的地方請(qǐng)大家多多指出。謝謝大家。