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【MBA中國(guó)網(wǎng)訊】大家剛剛經(jīng)歷了一個(gè)史上最長(zhǎng)的春節(jié)假期，為了響應(yīng)在家隔離的號(hào)召，全國(guó)各地共同開(kāi)始了一場(chǎng)“在家辦公”的大型實(shí)驗(yàn)。

你的理想：

對(duì)于很多社畜來(lái)說(shuō)，在家辦公曾是自己最理想的工作場(chǎng)景。大概8點(diǎn)半睡到自然醒，然后起床為自己做一份精致又營(yíng)養(yǎng)的早飯。吃了早餐后，泡一杯冰美式，坐在灑滿陽(yáng)光的工作臺(tái)前打開(kāi)電腦，開(kāi)啟元?dú)鉂M滿的一天。與其每天忍受著堵車或者地鐵上的汗臭通勤一個(gè)多小時(shí)，這種足不出門在家“躺著賺錢”的模式，實(shí)在是太具有吸引力了。

你的現(xiàn)實(shí)：

雖然節(jié)省了路上的通勤時(shí)間，結(jié)果上班時(shí)間都已經(jīng)過(guò)了1個(gè)小時(shí)，依然還是在床上掙扎著起不來(lái)。為了健康安全還要定好鬧鐘去網(wǎng)上搶菜，似乎永遠(yuǎn)無(wú)處不在的爸媽，一會(huì)送進(jìn)來(lái)一盤水果，一會(huì)遞上一壺?zé)崴?。每隔半個(gè)小時(shí)就要?jiǎng)衲阏酒饋?lái)活動(dòng)活動(dòng)，還要督促你趕緊把襪子穿上。

萬(wàn)萬(wàn)沒(méi)想到，過(guò)完年在家辦公一周，比正常工作還要忙！不少人都發(fā)現(xiàn)，每天接不完的視頻電話、又擋不住玩的誘惑，在家辦公之后，反而變成了0-24點(diǎn)的隨時(shí)待命。如何在家高效率辦公？首先要學(xué)會(huì)自我管理中的時(shí)間管理。

在家辦公的核心：自我管理

管理學(xué)大師彼得·德魯克指出，隨著知識(shí)社會(huì)的到來(lái)，越來(lái)越多的勞動(dòng)者和知識(shí)工作者將需要自我管理，德魯克的自我管理思想重點(diǎn)涵蓋個(gè)人責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)、個(gè)人主體意識(shí)及價(jià)值觀的建立、個(gè)人時(shí)間管理、個(gè)人知識(shí)管理及潛能開(kāi)發(fā)、人際關(guān)系管理與個(gè)人職業(yè)規(guī)劃及管理六方面內(nèi)容。

時(shí)間管理三原則

時(shí)間管理是指在相同的時(shí)間里，通過(guò)有目的的規(guī)劃和控制來(lái)提高時(shí)間的利用效率、增大產(chǎn)出價(jià)值的過(guò)程。

時(shí)間管理的三原則：對(duì)時(shí)間的去處進(jìn)行記錄；對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理；對(duì)時(shí)間進(jìn)行整合。而浪費(fèi)時(shí)間的因素也有幾種，其一就是因不講方法或缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)而導(dǎo)致浪費(fèi)時(shí)間的因素，其二就是由人浮于事所造成，再次，就是組織不善，會(huì)議成災(zāi)；最后就是信息傳遞不暢。知識(shí)勞動(dòng)者的職位越高，不歸他自己控制的時(shí)間的比例就越大，因此要整合“可酌情支配”的時(shí)間。

時(shí)間管理的5A工具

時(shí)間管理的秘決就是今天做明天的工作，只要你有所準(zhǔn)備，才能應(yīng)付未來(lái)，把握機(jī)會(huì)。具體探討時(shí)間自我管理的5A工具，即分析診斷時(shí)間(Analysis)、消除時(shí)間浪費(fèi)(Avoid)、合理分配時(shí)間(Assign)、充分利用零散時(shí)間(Avail oneself of)、酌情整合與安排時(shí)間(Arrange)五個(gè)步驟。

分析診斷時(shí)間，了解時(shí)間去處和時(shí)間浪費(fèi)

分析(Analysis) 和診斷時(shí)間是時(shí)間管理的第一步, 是進(jìn)行時(shí)間管理的基礎(chǔ)。我們應(yīng)該首先分析和診斷時(shí)間，以便知道自己的時(shí)間用在了哪里，查明自己時(shí)間的實(shí)際去處，記錄實(shí)際時(shí)間的使用情況。這樣做的具體目的有兩個(gè)：一是通過(guò)分析診斷，識(shí)別工作任務(wù)的輕重緩急，區(qū)分緊迫重要的事、不緊迫但是重要的事、緊迫不重要的事、不緊迫不重要的事，以便采取相應(yīng)的時(shí)間管理措施；二是要找出和識(shí)別浪費(fèi)自己和別人時(shí)間的現(xiàn)象，以便采取措施消除對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)。

圖1：時(shí)間浪費(fèi)的“合理”循環(huán)

然而，對(duì)于時(shí)間實(shí)施管理后，用時(shí)間價(jià)值觀和道德觀來(lái)衡量，浪費(fèi)他人的時(shí)間是一種浪費(fèi)別人生命的不道德行為，應(yīng)該予以避免；浪費(fèi)自己的時(shí)間是一種慢性自殺或浪費(fèi)自己生命的行為，應(yīng)該予以消除。

圖2：時(shí)間管理后，對(duì)時(shí)間浪費(fèi)的看法

識(shí)別輕重緩急，查找浪費(fèi)。為了識(shí)別事情的輕重緩急和查找浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象，可以從以下四個(gè)方面進(jìn)行自問(wèn)：第一，應(yīng)該識(shí)別和排除根本不必做的事，即純粹浪費(fèi)時(shí)間而不會(huì)有任何結(jié)果的事。為此，我們應(yīng)該就記錄在案的所有活動(dòng)自問(wèn)“我正在做的事情，哪些是無(wú)關(guān)緊要的？”“如果根本沒(méi)有這項(xiàng)活動(dòng)，會(huì)出現(xiàn)什么情況？”如果不會(huì)發(fā)生什么情況，那么就應(yīng)該停止這類活動(dòng)。對(duì)于既無(wú)益于組織又無(wú)益于個(gè)人的活動(dòng)，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)拒絕。第二，要明確“我最有效的利用時(shí)間的方法是什么？”“哪些事情可以由別人代勞而不影響工作效果？”我們應(yīng)養(yǎng)成把不需要自己親自做的事情委托給別人代勞的習(xí)慣，即把完全可以由別人完成的事委托別人去干。第三，要明確“我是怎樣浪費(fèi)別人的時(shí)間的？”謹(jǐn)記浪費(fèi)別人的時(shí)間經(jīng)常發(fā)生于：無(wú)限制地延長(zhǎng)會(huì)議?？梢酝ㄟ^(guò)征求別人意見(jiàn)，診斷自己是否在浪費(fèi)別人的時(shí)間。“我這樣做是否浪費(fèi)了您的時(shí)間，影響了您的效能？”敢于這樣問(wèn)的人，就是敢于面對(duì)現(xiàn)實(shí)，講究效能的決策者。第四，要明確“我的時(shí)間主要浪費(fèi)在哪里？”“我怎樣做才能消除時(shí)間浪費(fèi)，使我的工作更有效？”

采取措施消除時(shí)間浪費(fèi)，使自我工作更有效

要從日常瑣碎的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，就必須采取措施消除時(shí)間的浪費(fèi)現(xiàn)象。消除(Avoid)時(shí)間浪費(fèi)，就是消除浪費(fèi)時(shí)間的事務(wù)性工作，以及在生活和工作中的陋習(xí)。時(shí)間學(xué)的研究表明，很多人不是時(shí)間不夠，而是時(shí)間管理不善。帕累托(Pareto)原理揭示出很多人在時(shí)間管理時(shí)讓不重要的多數(shù)問(wèn)題占用了多數(shù)的時(shí)間，而重要的少數(shù)問(wèn)題卻只占用了少數(shù)時(shí)間，從而造成了很多的時(shí)間浪費(fèi)。因此，每個(gè)人都應(yīng)盡量減少或消除以下幾類不必要的時(shí)間浪費(fèi)：

①零散時(shí)間的浪費(fèi)

②與人打交道的時(shí)間浪費(fèi)

③工作無(wú)計(jì)劃造成的時(shí)間浪費(fèi)

④辦事拖拉，貽誤時(shí)機(jī)

⑤環(huán)境干擾造成的時(shí)間浪費(fèi)

⑥攬事太多，效率低下造成的浪費(fèi)

⑦過(guò)度疲勞，引發(fā)疾痛和時(shí)間浪費(fèi)

⑧在組織中的時(shí)間浪費(fèi)情況：管理不善、人浮于事；組織不善，會(huì)議成災(zāi)；信息不暢。

制定計(jì)劃時(shí)，合理分配自己的時(shí)間

在制定時(shí)間計(jì)劃時(shí)，可以運(yùn)用“每日時(shí)間規(guī)劃法”，也稱“阿爾卑斯山時(shí)間規(guī)劃法”。這一方法對(duì)于提高時(shí)間管理能力至關(guān)重要，因?yàn)槿绻阒朗裁磿r(shí)候該做什么，也就是說(shuō)，你有了每日具體的時(shí)間規(guī)劃，那么，你就會(huì)以一種全新的姿態(tài)來(lái)面對(duì)周圍的事物。

每日時(shí)間規(guī)劃法有五個(gè)步驟：

①列出任務(wù)(A)；

②估計(jì)工作需要的時(shí)間(L)；

③預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外事情(60：40規(guī)劃)(P)；

④決定優(yōu)先、刪減和委派(E)；

⑤事后檢查——將未完成的任務(wù)轉(zhuǎn)移(N)。

圖3：時(shí)間規(guī)劃的60/40法則

由于ALPEN與AlpS山名稱接近，所以被稱作“阿爾卑斯山時(shí)間規(guī)劃法”。在運(yùn)用該法則進(jìn)行時(shí)間計(jì)劃時(shí)，應(yīng)注意掌握時(shí)間規(guī)劃的60/40法則。在一般情況下只規(guī)劃時(shí)間的60%，其余40%用于應(yīng)急，以便視情況不同有所調(diào)整。

時(shí)間管理的中心任務(wù)事合理分配自己的時(shí)間。合理分配時(shí)間主要是運(yùn)用一些常用的時(shí)間分配方法。首先是優(yōu)先排序法，這是一種利用重要性和緊迫性合理配置時(shí)間、金錢等資源的方法；其次是重點(diǎn)關(guān)注法，也就是通常所說(shuō)的80:20法則。需注意的是，分配和管理時(shí)間的最終目的是增加可支配的個(gè)人時(shí)間和休閑時(shí)間而不是讓自己變成時(shí)間的奴隸和工作的機(jī)器。

管理實(shí)施時(shí)，充分利用零散時(shí)間

對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理，去除不必要的時(shí)間浪費(fèi):找出沒(méi)有效益浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，盡可能擺脫浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，削減沒(méi)有成效的時(shí)間需求"在實(shí)施上述諸項(xiàng)對(duì)時(shí)間的管理工作時(shí)，中心任務(wù)是要提高工作時(shí)效，根據(jù)一些事情和任務(wù)只需零碎時(shí)間就可以完成的特征，充分利用日常工作和生活中的零散時(shí)間，諸如過(guò)渡時(shí)間、吃飯或等候，以及睡眠時(shí)間等。

控制評(píng)估時(shí)，要酌情整合時(shí)間

對(duì)于時(shí)間管理控制的原理是時(shí)效管理。所謂時(shí)效管理，就是為有效地利用時(shí)間，制定出合理的規(guī)章制度，運(yùn)用科學(xué)方法和手段，力爭(zhēng)用較少的時(shí)間耗用，創(chuàng)造出較多的價(jià)值，從而達(dá)到提高時(shí)間利用率的目標(biāo)。該控制原理是管理的時(shí)效觀，也稱時(shí)間效率觀，即單位時(shí)間的目標(biāo)效果。用公式表示為:

E=V/T 或時(shí)間效率=目標(biāo)效果/時(shí)間

式中，E為時(shí)間效率，即時(shí)間的利用率；V為目標(biāo)效果，用價(jià)值量表示；T為時(shí)間，即耗用的時(shí)間。為提高時(shí)間利用率，在對(duì)于時(shí)間耗用進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、全面安排時(shí)，可采用五種控制措施：

①在創(chuàng)造價(jià)值的同時(shí)，減少時(shí)間的耗用；

②在耗用時(shí)間的同時(shí)，增加創(chuàng)造的價(jià)值；

③在增加創(chuàng)造價(jià)值的同時(shí)，減少時(shí)間的耗用；

④在時(shí)間耗用略有增加時(shí)，創(chuàng)造價(jià)值大幅度增加；

⑤在創(chuàng)造價(jià)值略有下降時(shí)，耗用時(shí)間大幅度下降。

時(shí)間整合的常用方法是每周用一至兩天的整塊時(shí)間完成重要任務(wù)，或?qū)⑷康氖聞?wù)性工作壓縮在每周的一至兩天內(nèi)完成，其他的工作日全部用來(lái)完成重大任務(wù)和解決重大問(wèn)題。然而這種時(shí)間的整合方法，往往會(huì)把不太重要的或貢獻(xiàn)意義不大但仍必須完成的事放在優(yōu)先位置考慮。結(jié)果，一旦出現(xiàn)突發(fā)的、新的、緊迫的對(duì)時(shí)間的需求，就會(huì)占用自己計(jì)劃中的用于完成重要任務(wù)所需的整塊時(shí)間。為使時(shí)間有效的整合，保證重要且緊迫的事情按時(shí)完成，我們要對(duì)重要緊迫的事情規(guī)定完成時(shí)限，這是使時(shí)間管理更為有效的關(guān)鍵，也是監(jiān)控評(píng)估的參照指標(biāo)。

富蘭克林說(shuō)過(guò)：“生命是由時(shí)間構(gòu)成的”。 時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是公正的, 能否進(jìn)行有效的時(shí)間管理是事業(yè)成功的關(guān)鍵。

陳洪安博士

華東理工大學(xué)商學(xué)院教授，博導(dǎo)

上海HSE研究會(huì)副理事長(zhǎng)

上海市軍民融合研究會(huì)理事

信息來(lái)源 |陳洪安《管理學(xué)通論》北京大學(xué)出版社，2018年

編輯 | 李明璐