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今天是虎年的第一個(gè)工作日，想必許多朋友都躊躇滿志，想要有所作為。但經(jīng)過長假，似乎很難快速回到高效的工作狀態(tài)，一天下來，只覺得忙忙碌碌卻又碌碌無為……

如何提高做事效率，尤其是工作效率？今天與你分享提高效率的幾點(diǎn)心得，以及追求高效過程中容易出現(xiàn)的幾個(gè)誤區(qū)，希望能幫你提高效率、避開陷阱。

作者 |Lache

來源 |L先生說，略有編輯

01

同時(shí)做幾項(xiàng)任務(wù)就是更高效嗎？

很多人會(huì)有一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為高效就是可以同時(shí)做好幾件事：一邊寫方案，一邊查資料，一邊回信息，一邊還能聽聽音樂、放松身心……

但這其實(shí)是錯(cuò)誤的。

大腦是無法同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的，它只能一項(xiàng)一項(xiàng)地處理。因此，當(dāng)我們同時(shí)做ABCD多件事情時(shí)，實(shí)際上是大腦先集中處理A，然后切換到B，再切換到C，再切換到D……

原因很簡單：因?yàn)榇竽X的注意力跟工作記憶本質(zhì)上是一個(gè)東西，而工作記憶的容量是極其有限的（4個(gè)單位）。

這就導(dǎo)致了我們?cè)谕欢味虝旱臅r(shí)間內(nèi)，只能把極少數(shù)的信息儲(chǔ)存在工作記憶里，讓大腦對(duì)其進(jìn)行處理。一旦超出這個(gè)負(fù)荷，我們就不得不把先前的信息清除出去，再重新寫入。

這不但無法提高我們的效率，反過來，還會(huì)造成兩個(gè)負(fù)面效果：

1. 當(dāng)我們從任務(wù)A退出，再切換到B時(shí)，大腦需要一段時(shí)間清空緩存、寫入新的任務(wù)信息，這段時(shí)間雖然不多，但累積起來就會(huì)非?？捎^。

2. 當(dāng)我們從任務(wù)A切換到任務(wù)B時(shí)，如果A還沒有做完，那么它就會(huì)有一部分殘留在我們的腦海中，叫做“注意殘留”（Attention Residue），占用我們的認(rèn)知資源，使得我們能夠處理任務(wù)B的資源減少。

可想而知，當(dāng)我們多次經(jīng)歷切換，多次堆積“注意殘留”時(shí)，我們還能剩下多少精力和資源，用來處理眼前的事務(wù)。

實(shí)際上，2019 年的一個(gè)研究發(fā)現(xiàn)：即使是最簡單的“多任務(wù)處理”—— 一邊工作一邊聽音樂，也是有害的。(Threadgold等, 2019)

這個(gè)研究測(cè)試了多種不同的音樂，包括有歌詞的音樂和純音樂，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：不管有沒有歌詞、參與者喜不喜歡，當(dāng)他們一邊聽音樂一邊工作時(shí)，他們的創(chuàng)造力、記憶力和理解能力，都出現(xiàn)了不同程度的下降。

那么，是不是在所有的情況下，我們都無法進(jìn)行多任務(wù)處理呢？其實(shí)也是有例外的。

唯一的例外情況是：當(dāng)你同時(shí)在做的兩個(gè)任務(wù)里面，有一個(gè)是非常重復(fù)、非常機(jī)械的運(yùn)動(dòng)，不需要任何注意力——唯有在這個(gè)情況下，才能進(jìn)行多任務(wù)。

一個(gè)簡單的例子就是一邊走路一邊玩手機(jī)。當(dāng)我們玩手機(jī)時(shí)，由于走路這項(xiàng)任務(wù)是一項(xiàng)極其簡單的運(yùn)動(dòng)任務(wù)，主要由小腦負(fù)責(zé)，不占用大腦的資源，因此我們可以毫無障礙地做到“多任務(wù)”。

但是，如前文所說，在這個(gè)情況下，我們的注意力會(huì)全部放在玩手機(jī)上面。

因此，一旦路上有崎嶇的臺(tái)階，或是突然有車竄出來，我們就很容易來不及反應(yīng)，從而無法及時(shí)規(guī)避，容易受傷。（因此，千萬不要一邊走路一邊玩手機(jī)）

總結(jié)一下，效率爆表的第一個(gè)原則：如果你有好幾項(xiàng)任務(wù)需要做，一定不要同時(shí)做，而是給它們排一個(gè)序，把時(shí)間分解成多個(gè)階段，在一個(gè)階段時(shí)，只專注做一件事情。直到它告一段落了，再做下一件事情。

02

長時(shí)間專注工作就是更高效嗎？

很多朋友可能都知道“心流”，也知道要做到高效，實(shí)際上就是要不斷地去追求心流。

那么問題來了：心流是可以持久的嗎？或者說，我們有必要追求長時(shí)間、專注不停地工作，讓自己沉浸在心流之中嗎？

這其實(shí)也是不可行的。原因很簡單：

我們的注意力會(huì)時(shí)刻不斷地進(jìn)行掃描，這種掃描包括對(duì)周圍環(huán)境的監(jiān)測(cè)，也包括對(duì)內(nèi)在念頭的激活。

一旦激活到一些比較重要的念頭，我們就會(huì)從TPN模式（Task Positive Network，“非常態(tài)”的模式）進(jìn)入DMN模式（Default Mode Network，大腦正常情況下的默認(rèn)模式），亦即進(jìn)入“走神”的狀態(tài)。

心流狀態(tài)雖然可以抑制這種效應(yīng)，但并不能做到100%。所以，隨著時(shí)間推移，我們內(nèi)在的某些雜念，被留意到、放大、關(guān)注、覺察到的概率，就會(huì)不斷上升。

一旦發(fā)生這種情況，你就會(huì)感到突然間有一個(gè)想法不受控制地“闖入”腦海，可能是某件還沒完成的事情，可能是對(duì)未來的某個(gè)擔(dān)憂，可能是某種不由自主的胡思亂想……它會(huì)帶來一系列的聯(lián)浮想聯(lián)翩和情緒起伏，讓你立刻從心流狀態(tài)里面退出。這種闖入的念頭，就叫做“侵入式思維”。

如何應(yīng)對(duì)這種情況呢？有些朋友可能會(huì)說“正念”。

的確，正念是一種鍛煉注意力的方式，可以加強(qiáng)我們對(duì)注意力的掌控，抑制DMN的活躍。不過，在現(xiàn)代神經(jīng)科學(xué)里面，對(duì)于正念的效果還有一些爭(zhēng)議，有待進(jìn)一步的探索。

實(shí)際上，更直接、有效的做法是鍛煉我們快速進(jìn)入心流狀態(tài)的能力。

以我為例：假設(shè)我要寫一篇文章，預(yù)計(jì)需要2個(gè)小時(shí)，我不會(huì)追求讓自己在這2個(gè)小時(shí)里面全神貫注，這非常不現(xiàn)實(shí)。

我會(huì)把這2個(gè)小時(shí)切分成多個(gè)階段，每個(gè)階段可能是15-30分鐘，然后要求自己，在這一個(gè)階段里面心無旁騖地工作，盡量去抑制大腦的DMN。

我一般不以時(shí)間為單位，而是以工作內(nèi)容為單位。

像前面這個(gè)例子，我就會(huì)把文章大致劃分成5-6個(gè)部分，每一個(gè)部分為一個(gè)階段。做完了，就休息一下，換換腦子，干點(diǎn)別的事情，比如回復(fù)信息、整理資料，等等。

那么，如何讓自己快速進(jìn)入心流呢？一個(gè)簡單的技巧是把工作過程中你的思路、想法和進(jìn)展記下來，簡單記錄下關(guān)鍵詞即可。這樣，當(dāng)自己回來工作時(shí)，就可以第一時(shí)間進(jìn)入狀態(tài)。

另外，選擇適當(dāng)?shù)碾y度也很重要。

心流的本質(zhì)是需要思考的強(qiáng)度剛好能夠填滿你的注意力，不會(huì)太低，也不會(huì)太高。因此，如果工作比較簡單的話，可以試一試給自己提升難度，嘗試去做出一點(diǎn)不一樣的東西出來，充分調(diào)動(dòng)大腦的運(yùn)轉(zhuǎn)。

這就是效率爆表的第二個(gè)原則：與其追求長時(shí)間的專注，不如培養(yǎng)自己能夠隨時(shí)進(jìn)入心流的能力，把工作分成多個(gè)階段，少量多次地去“沖刺”。

03

經(jīng)常切換工作場(chǎng)景就會(huì)更高效嗎？

先思考一個(gè)簡單的問題：許多人的辦公桌都很亂，那么，是常常整理辦公桌好，還是不整理好呢？

答案可能會(huì)出乎意料：不整理辦公桌會(huì)更好。為什么？

因?yàn)?strong>大腦有一個(gè)特性：喜歡把兩樣?xùn)|西聯(lián)系起來，建立起快速的反應(yīng)。所以，當(dāng)你長時(shí)間在比較凌亂的辦公桌上工作時(shí)，大腦就會(huì)把這種辦公桌的狀態(tài)跟工作狀態(tài)建立聯(lián)系，讓你更容易進(jìn)入工作狀態(tài)。

反之，一旦你整理了辦公桌，這種聯(lián)系就會(huì)被打破。從而，你需要花費(fèi)更長的時(shí)間，才能進(jìn)入工作狀態(tài)，而且很容易被打破。

也就是說：如果你能夠從頭開始就保持辦公桌的整潔，那么就可以保持下去；但如果你的辦公桌一直都那么亂，那也沒有必要去整理，保持它的自然狀態(tài)，可能是更好的。

這個(gè)原理可以遷移到很多地方。

比如：為什么許多人遠(yuǎn)程工作或自由職業(yè)時(shí)，在家里總是感到狀態(tài)不佳？原因就是：大腦已經(jīng)把家里跟休息建立起了聯(lián)系，從而導(dǎo)致你在休息狀態(tài)和工作狀態(tài)兩者間發(fā)生矛盾。

因此，如果你有在家里學(xué)習(xí)或工作的習(xí)慣，那么很重要的一點(diǎn)是做好分區(qū)：最好是能夠把家里分成幾個(gè)功能區(qū)域，在一個(gè)功能區(qū)域里面只做一種事情，需要切換時(shí)，就換一個(gè)功能區(qū)域。

如果你沒有辦法把家里分成太細(xì)致的功能區(qū)域，那么一個(gè)有效的辦法就是：出門去咖啡館工作。把咖啡館變成你的工作場(chǎng)景，這樣也可以讓自己在工作時(shí)更專注。

我們還可以利用這個(gè)原理，建立一些日常的慣例，來幫助我們快速啟動(dòng)工作狀態(tài)。

舉個(gè)簡單的例子：我吃完午飯，休息一下之后，一般會(huì)泡一杯茶，再開始工作。

那么久而久之：“泡一杯茶”就會(huì)成為我啟動(dòng)工作狀態(tài)的一個(gè)觸發(fā)器。一旦我泡一杯茶，大腦就會(huì)知道：下一步，該開始工作了，從而更容易進(jìn)入工作狀態(tài)。

同樣，你可以用任何簡單易行的行為，將它跟工作之間建立一個(gè)聯(lián)系，從而幫助自己進(jìn)入工作狀態(tài)。

不過要注意的是：如果你這樣做，就要避免讓這個(gè)行為跟其他的狀態(tài)建立聯(lián)系（比如：不要泡一杯茶去看劇），否則就起不到作用了。

總結(jié)一下，效率爆表的第三個(gè)原則：把工作狀態(tài)跟某個(gè)固定的場(chǎng)景和行為之間建立聯(lián)系，幫助我們更容易進(jìn)入工作狀態(tài)，更不容易分心。

04

把重要工作放在早上做就會(huì)更高效嗎？

很多文章和課程可能都會(huì)教你：早上是一天里面精力最集中、效率也最高的時(shí)候，一定要趁早上把重要的工作先做了。

這個(gè)道理適用于所有人嗎？其實(shí)不一定。因?yàn)?，所謂早上精力最集中、效率也最高，并不是因?yàn)樵绯坑惺裁刺厥獾牧α?，而是因?yàn)槲覀兠刻鞆男褋碇?，大腦就在不停地運(yùn)轉(zhuǎn)，思考、工作、學(xué)習(xí)，這些活動(dòng)都要消耗能量，故而會(huì)慢慢堆積起許多代謝產(chǎn)物，也就是腺苷。

而腺苷的堆積，會(huì)抑制多巴胺和血清素的分泌，讓我們產(chǎn)生困倦感、疲憊感，從而不想動(dòng)腦。

因此，許多人認(rèn)為早晨更高效，主要是因?yàn)樵绯縿偲鸫矔r(shí)，腺苷清理一空，大腦處于最健康的狀態(tài)，但這并不是說腺苷在一天里面無法被清除。

實(shí)際上，當(dāng)我們吃飯、休息、轉(zhuǎn)換思緒，以及把大腦“后臺(tái)”的雜念清空時(shí)，都可以消除腺苷，把它們重新組裝成ATP（腺嘌呤核苷三磷酸），供大腦使用。晨型人由于早睡早起，在下午和晚上一般會(huì)累積大量腺苷，從而狀態(tài)比起早晨會(huì)更低落，但夜型人則不然。一方面，夜型人白天的工作時(shí)長往往較低，從而腺苷更容易達(dá)到一個(gè)動(dòng)態(tài)平衡，不容易堆積起來；另一方面，夜型人的思維往往在晚上會(huì)更發(fā)散、更自如，從而更容易讓大腦興奮起來。

如果你是一個(gè)夜型人，或者你的工作要求較高的發(fā)散思維和創(chuàng)造力，那么最適合你的可能是下午和晚上，而不是早晨。

當(dāng)然，具體一天里面哪個(gè)時(shí)間段是你最佳的精力狀態(tài)，就需要你自己去挖掘了。不妨試著每天做一做日記，寫一下今天在什么時(shí)間段處理了什么事情，以及自己處理事情時(shí)感受到的狀態(tài)。

如果長期來看，某個(gè)時(shí)間段你的思維特別活躍，精力似乎很旺盛，總是能把事情很快做完，那么它很可能就是你的“波峰時(shí)間”。

一旦你找到自己的“波峰時(shí)間”，那么對(duì)應(yīng)的，你也可以找到自己的“波谷時(shí)間”和“正常時(shí)間”。

那么不妨按照這個(gè)節(jié)奏，來安排自己的任務(wù)：

最瑣碎的、最不重要的、不需要耗腦子的（一般是整理和操作性事務(wù)），以及可以快速得到反饋的，安排在“波谷時(shí)間”；日常的事務(wù)，溝通，協(xié)作，信息回復(fù)，安排在“正常時(shí)間”；

最重要的工作，包括跟自己業(yè)績目標(biāo)緊密掛鉤，需要做出亮點(diǎn)和成果的，又或者需要投入精力去學(xué)習(xí)的，安排在“波峰時(shí)間”。

效率爆表的第四個(gè)原則：結(jié)合你自己的作息習(xí)慣和工作性質(zhì)，找到你一天里面穩(wěn)定的三種“節(jié)律”，按照這個(gè)節(jié)律去安排自己的工作。

05

干完活就休息就會(huì)更高效嗎？

很多人有這種根深蒂固的習(xí)慣：一天里面，只要干完了一件比較重要、困難的活，就總會(huì)對(duì)自己說：今天的事情已經(jīng)完成了，可以休息了。然后心安理得地去休息、娛樂、放松……這其實(shí)是一種浪費(fèi)。

因?yàn)楣ぷ鳡顟B(tài)很大程度上來源于大腦對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)的反應(yīng)和預(yù)期。

會(huì)讓我們狀態(tài)變得高漲的通常是兩種情況：

第一，是你剛剛得到了反饋，獲得了滿足感和成就感，大腦處于躊躇滿志的時(shí)候；

第二，是你對(duì)一件事情充滿興趣和渴望，這種興趣和渴望提前給大腦“預(yù)支”了獎(jiǎng)賞，讓大腦處于動(dòng)力十足的狀態(tài)。

而你做完了一項(xiàng)困難的任務(wù)，其實(shí)正好處于第一種狀態(tài)。因此，更合理的做法不是見好就收，而是乘勝追擊。

但為什么許多人在完成一件困難的任務(wù)之后，就會(huì)感到?jīng)]有斗志，不想繼續(xù)動(dòng)腦，只想休息呢？很多時(shí)候并不是真的需要休息，而是我們長久以往的慣性思維使然。

只要你覺得“我做完了今天的任務(wù)，該休息了”，大腦就會(huì)自動(dòng)調(diào)到休息狀態(tài)，于是，讓你難以集中精力，大腦也懶洋洋地不想動(dòng)……

但反過來，如果你相信：做完了一件困難的任務(wù)，剛好熱完了身，現(xiàn)在正好處于狀態(tài)高漲的時(shí)候，那么，你就能夠發(fā)揮出自己最好的水平。

當(dāng)然，這樣做的前提是你要能夠非常清楚地判斷出自己的身體能不能扛得住，你的工作量是否已經(jīng)達(dá)到了身體的負(fù)荷上限。如果已經(jīng)到了上限，那肯定是不能繼續(xù)工作、學(xué)習(xí)、思考的，一定要好好休息，絕不能勉強(qiáng)。

如何判斷呢？一個(gè)簡單的方式是：

做完困難的任務(wù)后，先休息一會(huì)兒，關(guān)注一下自己身體的狀態(tài)。如果你感到肌肉酸疼，頭暈、頭痛，眼睛發(fā)酸，渾身沒有力氣，那說明你的身體已經(jīng)到了一個(gè)限度，這個(gè)時(shí)候就需要好好休息，不要給自己任何壓力。

而如果你的身體沒有任何異樣，反而，大腦因?yàn)閯倓偨?jīng)歷高強(qiáng)度的運(yùn)轉(zhuǎn)，現(xiàn)在非常興奮，那么不妨讓自己乘勝追擊，一鼓作氣地把其他任務(wù)也給攻克掉。

效率爆表的第五條原則：分清自己是真的疲勞還是虛假的疲勞，如果是前者，就果斷休息，恢復(fù)精力；如果是后者，不妨取消“做完事情就要休息”的心態(tài)，讓自己一鼓作氣、乘勝追擊。

06

最后別忘了自己為什么追求效率

追求效率是為了什么？為了可以做更多的事情嗎？其實(shí)不是的。

事情永遠(yuǎn)是做不完的，一心想著“做更多的事情”只會(huì)適得其反。追求高效，是為了節(jié)省出更多的時(shí)間，讓我們能夠有暇去關(guān)注自己的健康，家庭，理想，以及幸福感。

許多時(shí)候，我們?nèi)钡钠鋵?shí)不是效率，而是舍棄。舍棄那些不重要的事情，舍棄那些并非自己真正想做的事情，舍棄那些可以不做、不會(huì)有嚴(yán)重后果的事情，才能有更多的空間，可以讓我們跟自己的內(nèi)心好好對(duì)話。同樣，許多時(shí)候，我們要追求的也不是快，而是慢。慢下來，讓我們真正去關(guān)注自己的思維、情感和身體，好好去品味生活、體驗(yàn)生活，而不是把自己活成一顆螺絲釘。這才是效率真正的要義，也是我們做到高效真正的目標(biāo)。人生之路道阻且長，在有些階段跑得快一點(diǎn)，不是為了更早地跑完全程，而是為了有時(shí)間可以慢下來，陪伴自己，陪伴家人，好好地欣賞一路上的風(fēng)景。

畢竟，一切都是外在之物，唯有健康、夢(mèng)想、記憶和愛，才會(huì)伴隨我們終生。

END